财政服务门户信息

Jira是一个强大的工具，可用于项目管理和问题跟踪；除了接收和跟踪其他请求（如信用卡、预算转账、费用重分类等）外，财务处还将使用它作为发票管理工具。Jira是基于网络的，其URL将链接到财政服务网页上。亿博体育的工具与采购部门的采购订单流程无关。好处是无穷无尽的：

• 集中跟踪：发票存储在集中的数字空间中，授权的团队成员可以访问。不用再筛选电子邮件或寻找放错地方的文件。
• 定制工作流程：反映亿博体育独特的发票审批流程。按照SBCC当前的工作流程，从提交、审查、批准到付款，设计了阶段，建立了路由队列，确保了每一步的透明度和问责制。
• 自动通知：当需要对发票采取行动时，自动通知提醒涉众。无论是提交发票的提醒还是批准通知，Portal都使每个人都处于循环中。
• 文件附件：将证明文件，如收据或采购订单，直接附在Jira的相应发票上。你所需要的一切都整齐地放在一个地方。
• 报告和分析：从分析的角度来看，该工具跟踪诸如周转时间、批准和待处理发票等指标，以确定需要改进的领域

1. 提交者转到SBCC帮助门户（URL: sbcc.help.edu），并在列出的可用门户（如IT）中选择财政服务门户。
   • 找到您的请求类型（支付给供应商，申请信用卡等），并按照提示，填写所需信息，并“拖放”他们的发票到页面上，以便上传。
   • 在通过选择“Submit”完成请求之前，有必要的字段询问有关批准以及主要和次要审批人（必要时）的名称。
2. 这个活动为他们的请求生成一个“票证”
   • 然后，该票将发送给审批人或绕过并发送给应付帐款进行处理。亿博体育已经在系统检查中构建了自动化规则，以验证是否需要批准，并将根据提交者在其原始条目中的答案路由票证。
   • 在通过审批和处理过程时，会自动生成电子邮件通知，通知票据活动的提交者。那些被命名为Approver的人会收到自动生成的电子邮件，其中包括直接在电子邮件正文中批准/不批准请求的选项，或者通过点击到门户网页的嵌入超链接。在整个过程的每个步骤中，门票都是实时可追踪的，参与交易的各方都可以完全看到，并且可以通过网页上的门票或直接通过电子邮件线程进行沟通。

通过访问SBCC帮助门户网站help.sbcc.edu找到财政服务门户网站。

该门户对所有员工开放。它不适合外部实体，学生和其他。使用您的员工校园登录登录。

如果您无法使用校园登录登录，请访问IT帮助中心网页以访问门户网站。如果您需要进一步的支持，请访问他们的帮助台。

在您的电子邮件队列中或直接在门户网站上管理您的门票。

1. 1. 要在门户网站上查看门票，请登录help.sbcc.edu，并在页面的右上角找到您的谷歌帐户图标（您的首字母缩写或图像）。图标中的数字与您的队列中开放门票的数量有关。选择图标，您的PORTAL队列将打开。
   2. 客户不能删除车票；通过回复现有票务请求取消，财政服务将关闭您的请求。

当您在Fiscal Services Portal中提交票证时，会自动向您和添加到票证中的任何个人（例如审批者或观察者）发送电子邮件。要更改您的机票，无论是添加收据之类的文件，还是要求对您最初提交的信息进行编辑（例如，更新帐号），您可以按照以下步骤操作：

1. 1. 回复邮件：找到创建票证时收到的电子邮件通知。
   2. 添加附件：在邮件回复中直接附上您想要在机票中包含的任何文件（例如收据）。
   3. 亿博体育提供细节在您的邮件回复正文中，明确说明您希望亿博体育做出哪些更改或更新（例如，“请将账号更新为XYZ123”）。

一旦您发送回复，系统将自动将您的电子邮件和附件记录到您的票中，就像它们是原始提交的一部分一样。从那里，亿博体育将手动处理请求的更改或更新，以确保一切都是准确的。

要在您的财务服务门户票证中添加观察者，请按照以下步骤操作：

这将确保所选用户收到有关票证更新的通知

财务处只能根据有效的采购订单向供应商支付发票。如果订单被拒绝，请联系亿博体育的采购部门获取更多信息，并可能获得更新的采购订单。

• • 电子邮件地址: purchasing@pipeline.sbcc.edu
  • 采购部网站：采购-亿博体育

如果您有供应商发票付款的开放票证，并且正在等待订单更正，请将您的票证保持在“等待客户”状态，直到您有更新/更正的订单。一旦准备好，只需响应此票证，包括新的PO号，以重新启动亿博体育的处理。

授权预算审批人负责审查分配给给定预算代码的所有“票”，并采取批准、拒绝或将批准重新分配给适当方的行动。

1. 1. 教职员工指定一个预算负责人，根据他们对谁管理预算的理解，批准他们的发票、费用转移、信用卡限额变更等财务服务请求（又名“票”）。
   2. 审批人会收到一封来自财务服务门户的电子邮件，通知他们新票证上的“需要批准”。审批人可能不会直接在电子邮件中批准，而是必须选择“查看请求”超链接直接在PORTAL中审核票证。
   3. 在财务服务门户中查看请求，预算负责人可以查看票据的所有详细信息，查看已上传的任何相关文档（如发票、采购订单和分项收据），并可以批准、拒绝或回复问题。
   4. 及时的反应是关键。未经批准，门票将不予处理。预算所有者应该重新分配开放门票时，他们将无法批准代理。
   5. 如果您不是批准此请求的正确人选，请回复此电子邮件通知亿博体育，亿博体育将更新请求并将其发送给正确的审批人。

使用此表格代替发送电子邮件给亿博体育！这是亿博体育会计组电子邮件地址的替代。

• • 此表格只要求亿博体育提供您的组织编号/名称和描述您的问题。，就像在电子邮件中一样。
  • 附件可以直接拖放到表单中。
  • 提交此表单将创建一个“罚单”。
  • 您可以随时在机票上添加额外的内容。
  • 您将收到一封包含更多信息的确认电子邮件。
  • 财务服务将票证发送给适当的团队成员进行服务。
  • 跟踪你的票，实时的！

请告诉亿博体育您希望接受培训的系统/主题，以及您是否希望其他人参与您的培训。亿博体育将确定一个团队成员来协调一个会议。

• 选项包括但不限于：协商系统、简化工具、门户工具、会计流程和程序、差旅和会议。
• 此表格只要求填写您的组织编号/名称，并描述您的培训需求
• 提交此表单将创建一个“罚单”。
• 财政服务将票发送给适当的团队成员进行调度。
• 跟踪你的票，实时的！  

请告诉亿博体育您想要审查的预算代码/计划以及您的突出问题。一个小组成员将协调一次评审会议。

• • 此表格只要求您亿博体育提供预算号码和您的需求的简短描述。
  • 可选：附件可以直接拖放到表单中。
  • 您可以随时在机票上添加额外的内容。
  • 提交此表单将创建一个“罚单”。
  • 财政服务将票路由给适当的团队成员进行调度。
  • 跟踪你的票，实时的！

预算所有权需要在财政服务部门的多个平台之间进行更改。为了使所有交易继续不间断地进行，请在生效日期之前提交请求。

• • 此表单要求亿博体育提供新的和以前的预算所有者的名称，以及预算所有者SBCC ID （k#）、预算代码和名称、生效日期。
  • 表格还包括一份清单，用于建立财政服务工具的访问权限，并为新的预算所有者注册财政服务工具和程序培训。
  • 受影响的信托及辅助基金必须完成签名卡更新。
  • 提交此表单将创建一个“罚单”。
  • 财务服务将票证发送给适当的团队成员进行处理。
  • 跟踪你的票，实时的！

使用财务服务门户，选择“应付给供应商的账款”请求，提交任何发票/收据进行付款。

1. 1. 有关应付账款程序，请访问此处的更多信息。
   2. 请预留15天的付款时间。
   3. SBCC按净30条款向所有供应商付款。亿博体育鼓励供应商注册电子支付供应商ACH注册。

要在财务服务门户网站上提交发票，请在以下两种表格中进行选择：

1. 1. 发票没有SBCC采购订单

   2. 发票与SBCC采购订单（发票超过10,000美元需要）

要填写此表格，您将需要几个项目。请尽力完成所要求的字段；提交，亿博体育将帮助您浏览收集信息。资料如下：

1. 1. 供应商的名字-这是发票或收据上的名字。它可以是向地区亿博体育提供产品或服务的企业或个人。这包括供应商、顾问、志愿者和社区成员。
      • 对于员工报销，转到Concur工具提交您的请求。
      • 对于董事会成员，请转到“同意”工具提交您的请求。
      • 对于所有学生报销，请转到门户网站上的学生应付账款（报销，补助金）类别。
   2. 供应商发票号码-在供应商的发票上列出发票号码。如果没有列出，则留空。
   3. 付款截止日期-列出供应商发票上列出的日期。如果没有，请在发票到期付款的日期亿博体育提供最好的理解。
   4. 供应商SBCC ID (k#) -如果已知，列出与该供应商关联的SBCC k#
   5. 主要预算审批人——选择负责此预算费用并授权购买此产品/服务的预算所有者。
   6. 我的Primary Approval在附件中-所有发票都需要预算批准。
      1. 如果您的附件包含上面列出的主要审批人的授权文件，请回答YES。
      2. 如果你的附件不包含任何签名或邮件线程批准，请回答NO。
      3. 如果您回答YES，门户的路由队列将绕过您的审批人，如果您回答NO，它将路由到您的审批人。亿博体育会和你沟通你的发票情况。
   7. 这是一个信托及辅助基金（包括扶轮社）并且需要批准吗？-所有以7开头的基金（信托基金）和8开头的基金（俱乐部基金）的支付要求都需要二级预算批准。
      1. 如果你的附件不包含任何由授权的二级审批人签名或邮件审批，请回答YES。
      2. 如果您的请求不包括信托和辅助基金，或者如果您的附件中包含二级授权审批人的授权文件，请回答NO。
      3. 如果您回答YES，门户的路由队列将绕过您的审批人，如果您回答NO，它将路由到您的审批人。亿博体育会和你联系的
      4. 信托、辅助及扶轮社基金的“授权批准人”已在每年提交给学生财务部的签名卡上指定。所有信托和辅助签名卡必须是有效的，以便使用资金。请访问亿博体育的信托及辅助基金网页了解更多信息并更新您的签名卡。
   8. 如果您选择了“是”，请输入“二级授权审批人”—从当前信任和辅助签名卡上的授权签字人列表中选择一名审批人，亿博体育将为其进行审批。
   9. 交易详情：简要描述购买的产品/服务-此信息将亿博体育提供财务服务上下文，以验证您的预算代码选择并确保符合地区政策。
   10. 列出您的SBCC采购订单（如果采购金额超过1万美元，则需要PO）
       1. 如果您的采购金额超过10,000美元，请在提交任何付款发票之前访问www.purchasing.edu获取采购订单。
       2. 订单不会自动支付。所有订单必须转换为发票，并通过门户提交给应付账款付款。
   11. 附上供应商发票（包括分项收据及任何其他证明文件）
       1. 使用此区域删除任何证明付款请求的文件。
       2. 文档可以是任何通用格式（pdf、jpeg、doc、csv、文本），可以包括发票、收据、合同、采购订单、授权电子邮件通信等。请浏览亿博体育的程序网页，以确保遵守地区开支政策。
   12. 预算的细节
       1. 填写每个字段与您的基金，组织，帐户和程序号码。这些都是“完整预算代码”中必需的字段。一些程序使用活动代码和位置代码。指定时使用。
       2. 有关预算代码的更多信息，请访问亿博体育的财政服务信息网页。亿博体育的简单财务报告工具是一个保持准确编码和维护支出的小巷。
   13. 附加文本框
       1. 用于添加所需的额外预算代码，或任何付款的特殊说明，例如亲自取件或挂号信。
       2. 在要求将文档附加到付款的情况下也要注意。附上上面步骤11中的文档，并记下需要的内容。

食品服务和烹饪艺术学院与当地供应商进行了大量业务，以采购新鲜和原料食品和材料，以运营SCA课程和食品服务场所。此表格将由食品服务部和SCA工作人员使用，以提交他们的供应商发票以付款。

• • 所有标准的地区政策，流程和程序，适用于食品服务和SCA，并对应付账款进行了以下调整。
    • 可按要求亿博体育提供：食品服务和SCA预算按索引代码。
    • 使用此单独表格提交大多数发票。

这是一份应付账款表格，用于偿还学生的所有款项，包括但不限于：

1. 1. 学生旅游
   2. 学生代表地区预先授权购买（系、会、行政组等）
   3. 吃饭的钱
   4. 里程申索发还（必须填写并附上此学生里程申索工作表）

要启动学生报销请求，请转到财务服务门户网站8 应付账款（偿还，助学金）给学生并选择学生发还款项申请

• • • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
    • 要完成请求，您需要确定需要转帐的费用并亿博体育提供新的预算代码。
    • 在提交申请之前确认可用资金。
    • 预算所有者将需要授权该请求。
    • 如果你想使用纸质表格，你可以填写旧的纸质表格，并在财政服务门户网站上附上你的学生申请票。

此表格用于申请学生的所有津贴、助学金和奖励。这包括紧急补助金。

1. 1. 津贴是对个人在SBCC所做的工作的定期或固定支付，所做的工作与他们在学院的就业无关，也不被视为经济援助。
   2. 助学金是不需要偿还的钱，用于为教育亿博体育提供经济援助。
   3. 奖励是不需要偿还的钱，用来承认和认可一项成就。
   4. 其他类型的学生付款不通过财政服务处理，应直接到相关部门：
      • 要发放奖学金，请与亿博体育的财政援助部门联系奖学金相关支出。
      • 发放学生就业相关工资，请联系人力资源部或工资部。
      • 要发布联邦工作研究，请联系财政援助部门。

要申请支付学生津贴，助学金和奖励，请访问 财政服务门户8 应付帐款（发还款项、补助金）来学生和选择补助金，津贴和奖励申请

• • • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
    • 要完成请求，您需要确定需要转帐的费用并亿博体育提供新的预算代码。
    • 在提交申请之前确认可用资金。
    • 预算所有者将需要授权该请求。
    • 如果你想使用纸质表格，你可以填写旧的纸质表格，并在财政服务门户网站上附上你的学生申请票。

用于申请新的地区发行的信用卡，申请调整当前的信用额度，以及取消您的信用卡。

• 此表格要求亿博体育提供员工识别信息和关于卡资金计划使用的问题。所需的信息是员工姓名和SBCC ID （k#）。
• 对于新的请求，考虑计划使用并选择所需的适当限制（单次购买和每月总支出限制）
• 在提交申请前，检查员工的要求和标准要求。
• 设定限制的考虑

访问这里。以取得更多有关亿博体育信用卡政策及程序的资料。

在一个账户上产生或收取的费用需要转到另一个账户上，这就叫做费用转帐。更多信息请访问费用转移程序。

要启动费用转账，请转到财务服务门户网站8 费用转移/重新分类

• • • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
    • 要完成请求，您需要确定需要转帐的费用并亿博体育提供新的预算代码。
    • 如果需要资金，提交一个单独的预算转移请求。
    • 超过新预算的预算所有者将需要授权该请求。
    • 对于支持文档，亿博体育建议使用简单报告中的屏幕截图或超链接。
    • 如果您想使用纸质表格，您可以在财务服务门户网站中填写旧的纸质表格并将其附在费用申请单上。

收入产生或记入一个帐户，需要转移到另一个帐户被称为收入转移。更多信息请访问收入转移程序。

要启动收入转移，请转到财政服务门户网站8 费用转移/重新分类

• • • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
    • 要完成请求，您需要确定需要转帐的费用并亿博体育提供新的预算代码。
    • 如果需要调整，请提交单独的预算转移请求。
    • 超过新预算的预算所有者将需要授权该请求。
    • 对于支持文档，亿博体育建议使用简单报告中的屏幕截图或超链接。
    • 如果您想使用纸质表格，您可以在财务服务门户网站中填写旧的纸质表格并将其附在费用申请单上。

当预算所有者对其计划计划进行战略性更改时，需要对计划支出进行更改。预算所有者开始重新分配其当前的预算拨款，以资助其更新的方案计划中的支出。限制;所有预算转移都由AP 6250规定。更多信息请访问预算转移程序。

发起您的请求： 财政服务门户 8 预算转移请求

• • 直接在财政服务门户网站提交您的请求。
  • 要完成请求，您需要识别需要转移的现有预算代码，并亿博体育提供新的预算代码。
  • 不要用于新的预算请求。 
  • 前预算所有者和新预算所有者都需要授权该请求。
  • 对于支持文档，亿博体育建议使用简单报告中的屏幕截图或超链接。
  • 如果您想使用纸质表格，您可以填写旧的纸质表格，并将其附在财政服务门户网站的预算申请单上。

需要额外预算吗？

新预算的请求应该直接提交给你们的副总统，并由他批准。新的申请也可能需要董事会的批准。